Importőröknek, nagykereskedéseknek, könyvelőirodáknak
Számla- és dokumentum-munkatárs
Figyeli a postafiókot és a szkennelt mappát. Kiolvassa a számlát, a szállítólevelet vagy a termék-adatlapot, bármilyen formában jön. Ellenőrzi a végösszeget, az áfát, és hogy nem jött-e már be egyszer. A végén a könyvelő- vagy vállalatirányítási rendszer saját importfájlját adja ki, amit egy kattintással be lehet tölteni. Ami kétséges, azt nem tippeli meg: az eredeti dokumentummal együtt emberi jóváhagyásra teszi.
Ilyen rendszeren dolgoztunk már import-forgalmazónál, termék-adatlapokból vállalatirányítási rendszerbe tölthető adatcsomaggal, és könyvelőirodánál, számlákból könyvelőprogram-importtal.
Számolt példa
Ha havonta 1 500 számla jön, és egy rögzítése átlagosan 3 perc, az havi 75 munkaóra, csak gépelésre. Ez közel egy fél munkakör.
Gyártóknak, kivitelezőknek, B2B webshopoknak
Ajánlat-munkatárs
Beérkezik egy megkeresés e-mailben vagy űrlapon. A munkatárs kiolvassa, mit kérnek és mennyit, a saját árlistátokból és termékadataitokból összerakja a tételeket, és kész, a ti arculatotokkal készült ajánlatot ad, amit az értékesítő átnéz és elküld. Ha hiányzik egy adat, nem találja ki: a kérdést is megírja az ügyfélnek.
Az ajánlat így percek alatt kint van, amíg az érdeklődő még ott ül a gép előtt, és nem napok múlva, amikor már máshol kért árat.
Számolt példa
Ha hetente 20 ajánlat megy ki, és egy összerakása 45 perc, az havonta közel 65 óra, a legjobb szakember idejéből.
Rendelőknek, szalonoknak, szervizeknek
Telefonos időpontfoglaló
Ugyanaz a technológia, amely Kakucsiéknál április óta rendelést vesz fel, itt időpontot foglal. Felveszi a telefont éjjel és hétvégén is, kideríti, mire van szükség, megkeresi a szabad időpontot a naptárban, lefoglalja, és SMS-ben visszaigazolja. Ami érzékeny vagy szokatlan, azt összefoglalóval továbbítja, hogy a recepció már képben vegye fel.
A meglévő telefonszám marad, a vendég ugyanazt a számot hívja, mint eddig.
Számolt példa
Ha napi 30 hívásból 5 felvétel nélkül marad, és ebből minden második elveszett foglalás, egy 15 000 Ft-os átlagos kezeléssel és havi 22 nyitvatartási nappal ez több mint 800 000 Ft forgalom havonta, ami ma máshová megy.
Munkaerő-közvetítőknek, HR-csapatoknak
Jelentkező-szűrő munkatárs
Minden beérkező önéletrajzot elolvas, bármilyen formában jön. Összeveti a nyitott pozíció feltételeivel, rövid indoklással rangsorol, a hiányzó adatot visszakérdezi, a megfelelő jelöltnek pedig felajánl egy interjúidőpontot a toborzó naptárából. A döntés a toborzóé marad: ő már csak a rangsort és az indoklást nézi át.
Számolt példa
Ha havonta 300 jelentkezés jön, és egy átnézése 6 perc, az havi 30 óra, mielőtt egyetlen interjú is lenne.
Ügyvédi irodáknak, ingatlanirodáknak, biztosítási alkuszoknak
Szerződés-előkészítő munkatárs
Az e-mailekből, űrlapokból és csatolt iratokból kigyűjti az adatokat, és kitölti a saját szerződés-sablonjaitokat. Jelzi, ha valami eltér a megszokottól: hiányzó melléklet, ellentmondó dátum, szokatlan kikötés. A kész tervezet az ügyintéző asztalán vár, a kockázatos pontok kiemelve, és az ügyintéző hagyja jóvá.
Számolt példa
Ha hetente 15 szerződés készül, és egy előkészítése 40 perc, az havonta közel 43 óra szakértői idő.
Logisztikai cégeknek, nagykereskedéseknek, gyártóknak
Rendelés-rögzítő és koordinátor
A rendelések e-mailben, PDF-ben, Excelben érkeznek, mindenki másképp küldi. A munkatárs kiolvassa és rögzíti a ti rendszeretekben, visszaigazolást küld, és szól, ha egy tétel nincs készleten vagy egy szállítás csúszik. A diszpécser a kivételekkel foglalkozik, nem a gépeléssel.
Számolt példa
Ha naponta 40 rendelés jön, és egy rögzítése 4 perc, havi 22 munkanappal az közel 59 óra havonta.
Ingatlanosoknak, oktatóknak, szolgáltató cégeknek
Érdeklődő-válaszoló munkatárs
A weboldalról, a Facebookról vagy e-mailben érkező érdeklődőnek percek alatt személyre szabott választ ír, éjjel és hétvégén is. Néhány kérdéssel kideríti, mennyire komoly az érdeklődés, és a komoly érdeklődőnek rögtön időpontot foglal az értékesítő naptárába. Aki még nem érett, azt jegyzi, és a megbeszélt időben újra megkeresi.
Számolt példa
Ha havi 60 érdeklődőből a gyorsabb válasz miatt csak hárommal több lesz ügyfél, egy 200 000 Ft-os átlagos ügyértékkel az havi 600 000 Ft többletforgalom.
Cégvezetőknek, bármilyen iparágban
Reggeli vezetői összefoglaló
Minden reggel összeszedi a számokat a kasszából, a webshopból, a könyvelésből és a levelezésből, és öt mondatban megírja, mi történt tegnap, mi csúszik, és mire kell ma figyelni. Ha valami eltér a szokásostól, azt az elejére teszi. Ugyanez fut nálunk is minden reggel: Alfréd írja.
Számolt példa
Ha a heti riportok és táblázatok összerakása ma heti 4 óra, az havonta közel 17 óra a vezető idejéből.
Webshopoknak, kiskereskedőknek
Készlet- és beszerzés-munkatárs
Figyeli az eladásokat és a készletet, és a beszállítói határidőkhöz igazítva megírja a következő rendelést, mielőtt egy népszerű termék kifogyna. Szól, ha egy áruátvétel nyitva maradt, vagy ha egy termék hetek óta áll. Ugyanez a logika fut Kakucsiéknál is, a beszállítói rendelésnél.
Számolt példa
Ha a legjobban fogyó termék havonta kétszer három napra kifogy, és napi 40 000 Ft forgalmat hoz, az havi 240 000 Ft elmaradt eladás.