Számlafeldolgozás AI-val: a beérkező számlától a könyvelésig
Hogyan jut el egy bejövő számla gépelés nélkül a könyvelőprogramig? Állomásonként megmutatjuk, mit csinál az AI, mit ad hozzá a NAV Online Számla, és hol szokott elcsúszni egy ilyen rendszer.
Röviden
- A számlafeldolgozás automatizálása hat állomásból áll: befogadás, kiolvasás, ellenőrzés, NAV-egyeztetés, import és kivételkezelés. A legtöbb rendszer az utolsó kettőn bukik el.
- A NAV Online Számla rendszerből vevőként is lekérdezhetők a neked kiállított számlák adatai, de csak akkor, ha az adószámod szerepel a számlán, és egy lekérdezés legfeljebb 35 napot fog át.
- A NAV-adat nem helyettesíti a PDF-et: a külföldi szállító számlája, a költséghely és a jóváhagyás nincs benne. Az AI-nak a kettőt kell összevetnie.
- A kimenő számlázás a Billingo és a Számlázz.hu hivatalos API-ján keresztül automatizálható, AI nélkül is. Az AI ott kell, ahol a bemenet rendezetlen.
- Az import előtti emberi ellenőrző felület a bevezetés feltétele: a könyvelő dönti el, mennyit ellenőriz kézzel.
Tartalom
- Hogyan működik az AI-s számlafeldolgozás?
- Mit ad a NAV Online Számla, és mit nem?
- Mit ellenőrizzen a rendszer egy bejövő számlán?
- Mit kérdez egy könyvelő, mielőtt AI-ra bízná a számláit?
- Hogyan kerül át az adat a könyvelőprogramba?
- Hogyan automatizálható a kimenő számlázás Billingóval vagy Számlázz.hu-val?
- Mikor nem éri meg automatizálni a számlafeldolgozást?
- Így építjük meg mi
A számlafeldolgozás automatizálása azt jelenti, hogy a beérkező számlát senki nem gépeli be. Egy rendszer átveszi a postafiókból vagy a szkennelt mappából, kiolvassa, ellenőrzi az adószámot, az összeget és az áfát, összeveti a NAV-ba bejelentett adattal, és a könyvelőprogram saját importfájlját adja ki. Az ember csak a kivételt látja, az eredeti számlaképpel együtt.
Eszközlista helyett azt adjuk át, amit egy ilyen rendszer építése közben megtanultunk: hol olcsó a pontosság, hol drága, és mit kérdez egy könyvelő, mielőtt rábízná a havi számláit. A tágabb képet, vagyis hogy a back-office-ban mi minden adható ki AI-nak, az adminisztráció automatizálásáról szóló alapcikkünk adja.
Hogyan működik az AI-s számlafeldolgozás?
Egy AI-s számlafeldolgozó hat állomáson viszi végig a számlát: befogadás, szétválasztás és kiolvasás, ellenőrzés, egyeztetés a NAV adataival, import a könyvelőprogramba, végül kivételkezelés. Az első három a látványos rész, ezt mutatja minden demó. Az utolsó kettő dönti el, hogy a rendszer élesben is használható-e, vagy a könyvelő minden tételt újra átnéz.
- Befogadás. A rendszer figyeli a számlafogadó e-mail-címet, a szkennelt mappát vagy a feltöltő felületet. Minden fájl kap egy azonosítót és egy tartalom-ujjlenyomatot, hogy a később érkező másolat felismerhető legyen.
- Szétválasztás és kiolvasás. Egy PDF-ben gyakran több bizonylat van: számla, szállítólevél, csomaglista. A rendszer szétválogatja őket, és csak a számlát viszi tovább. Ha a PDF-ben van szövegréteg, azt olvassa; ha szkennelt kép, akkor szövegfelismerés (OCR) és képértő AI-modell dolgozik.
- Ellenőrzés. Adószám formátuma, tételek összege a végösszeghez, áfakulcs a tételhez, kelt és teljesítés sorrendje, duplikátum.
- NAV-egyeztetés. Ha a számla belföldi kiállítású és szerepel rajta az adószámod, az adata megvan a NAV-nál. A rendszer lekéri, és mezőről mezőre összeveti a kiolvasottal.
- Import. A könyvelőprogram saját formátumú importfájlja (jellemzően XML vagy CSV), a beállított számlatükörrel és bizonylati számsorral.
- Kivételkezelés. Ami nem egyezik vagy bizonytalan, az nem kerül be csendben. Egy ellenőrző felületre megy, az eredeti számlaképpel és azzal, hogy pontosan mi a gyanús.
A régi, szabályalapú automatizálás (RPA) a 2. állomáson akad el: csak azt a számlaképet ismeri, amit betanítottak neki. Az AI-modell egy soha nem látott elrendezésből is kiolvassa a mezőket. Hogy mikor elég a szabály és mikor kell AI, azt az RPA és az AI-automatizálás különbségéről szóló cikkünk bontja ki.
Mit ad a NAV Online Számla, és mit nem?
A NAV Online Számla rendszerből vevőként is lekérdezhetők a neked kiállított számlák adatai. A webes felületen a bejövő számlák listája Excelbe exportálható, gépi kapcsolaton pedig a hivatalos API ad hozzáférést. A feltétel: a vevői oldalon a te adószámodnak kell szerepelnie. A NAV-adat ezért erős ellenőrzési forrás, de nem teljes könyvelési alap.
Az API dokumentációja szerint a lekérdezés iránya lehet kiállítói vagy vevői oldali, és vevőként csak azok a számlák kereshetők, amelyeken a vevő adószáma szerepel. Egy keresés kiállítási dátum szerint legfeljebb 35 napot fog át, ezért egy rendszer napi vagy heti ütemben kérdez, nem negyedévente egyszer. Az összesítő lekérdezés csak kivonatot ad, a tételsorokat egy külön hívással kell lekérni számlánként.
| Benne van a NAV-adatban? | Mit jelent a gyakorlatban | |
|---|---|---|
| Belföldi szállító számlája, rajta az adószámod | Igen, tételsorokkal | Az AI kiolvasását ehhez lehet mérni |
| Külföldi szállító számlája (pl. külföldi szoftver-előfizetés) | Jellemzően nem | Csak a PDF-ből olvasható ki |
| Adószám nélkül kiállított számla | Vevőként nem kereshető | PDF-ből kell feldolgozni |
| Költséghely, projekt, munkaszám | Nem | A rendszernek szabályból vagy korábbi könyvelésből kell javasolnia |
| Jóváhagyás, „megérkezett-e az áru" | Nem | Belső folyamat, külön lépés |
| A számla képe | Nem | A 8 éves megőrzéshez az eredeti bizonylat kell |
Két gyakori tévhit van. Az egyik, hogy a NAV-adat miatt már nincs mit automatizálni. Van: a külföldi számlák, a kontírozási javaslat és a jóváhagyás pont kimarad belőle. A másik, hogy elég a PDF-et kiolvasni. Nem elég: a NAV-egyeztetés a legolcsóbb ellenőrzés, ami létezik, mert a kiállító maga jelentette be az adatot.
A NAV-adat már ma eljut a könyvelőprogramokba
Több magyar könyvelőprogram saját modullal olvassa be a NAV Online Számla kimenő és bejövő számláit, a Kulcs-Könyvelés például a technikai felhasználó megadása után. Ha nálatok ez már megy, az AI-nak nem ezt kell kiváltania, hanem a hiányzó részt: a PDF-et, a külföldi számlát, a kontírozást és a kivételeket.
Mit ellenőrizzen a rendszer egy bejövő számlán?
Egy jó számlafeldolgozó minden számlán ugyanazt a rövid ellenőrzőlistát futtatja le, mielőtt bármit továbbengedne. A cél az, hogy semmi ne kerüljön csendben a könyvelésbe, ami nem stimmel. Ami elbukik egy ellenőrzésen, az kivétel lesz, indoklással.
- Kiállító és adószám. Formailag helyes-e, és egyezik-e a szállítótörzsben tárolttal. Egy megváltozott bankszámlaszám ugyanazon szállítónál külön jelzést érdemel.
- Vevő. Tényleg nektek szól-e. Több cég könyvelésénél ez dönti el, melyik cég könyvelésébe megy a tétel.
- Összegek. A tételek nettó összege, az áfa és a bruttó végösszeg kiadja-e egymást, kerekítéssel együtt.
- Áfakulcs és adózási mód. A kulcs illik-e a tételhez, és jelöli-e a számla a fordított adózást vagy az adómentességet.
- Dátumok. Kelt, teljesítés, fizetési határidő, és hogy logikus-e a sorrendjük.
- Duplikátum. Ugyanaz a számla más fájlnéven, vagy e-mailben és papíron is. Ezt tartalom alapján és kiállító plusz számlaszám alapján is szűrni kell.
- NAV-egyezés. Ha a számla bent van a NAV-ban, a fő mezők egyeznek-e.
Mit kérdez egy könyvelő, mielőtt AI-ra bízná a számláit?
Könyvelőirodával már építettünk számlából könyvelőprogram-importot, és az első egyeztetéseken mindig ugyanazok a kérdések jönnek. Nem az, hogy „okos-e az AI", hanem hogy a kimenet hiba nélkül betölthető-e, ki ellenőriz, és mi történik, ha téved. Ezek a kérdések jó ellenőrzőlistát adnak bárkinek, aki ilyen rendszert vásárol.
| A könyvelő kérdése | Amit jó válaszként hallani akar |
|---|---|
| „A kimenet tényleg betölthető a programunkba, vagy csak egy szép táblázat?" | Teljes, a program sémájának megfelelő importfájl, az áfabesorolással és minden dátummal. A próbakörben ő maga tölti be. |
| „Felismeri, hogy áru vagy szolgáltatás, és ebből a helyes áfakezelést?" | Igen, tételszinten, de a besorolási szabályt a könyvelővel közösen rögzítjük, nem a rendszer találja ki. |
| „Tanul a javításainkból?" | Igen, átlátható szállítónkénti szabályként, amit meg lehet nézni és át lehet írni. Nem fekete doboz. |
| „Ki ellenőriz az import előtt?" | Ellenőrző felület, mezőnkénti megbízhatósági jelzéssel. Az elején minden tételt, később csak a kivételeket nézik. Ő dönti el, mikor lép tovább. |
| „Hol fut, és hová kerülnek az ügyfeleink számlái?" | Írásban rögzített adatkezelés. Ha a könyvelőprogram zárt belső hálózaton fut, a motor futhat a saját szerverükön is. |
| „Mi történik, ha nem biztos a dolgában?" | Kivétel lesz belőle, indoklással. Rossz tétel soha nem kerül be csendben. |
A legjobb tesztadatot nem mi gyártjuk, hanem a könyvelő már megcsinálta. Ha kiexportálja azokat a számlákat, amiket korábban kézzel lekönyvelt, mezőre pontosan látszik, milyen áfabesorolást, számsort és költséghelyet vár. A rendszer kimenetét ehhez mérjük, nem a saját elképzelésünkhöz. A másik, amit eddig minden ilyen munkánál láttam: a valódi számlacsomagban mindig van csomaglista, bájtra azonos másolat más fájlnéven, és olyan dokumentum, ahol a vevő és az eladó felcserélve szerepel a szövegrétegben. Ezeket nem utólag kell kezelni, hanem az első próbakörben.
Hudácsek Bence Társalapító, CTO · AutomatingHogyan kerül át az adat a könyvelőprogramba?
A magyar könyvelőprogramok többsége fogad valamilyen importot: saját XML-formátumot, CSV-t vagy a NAV-ból letöltött számlaadatot. Az AI-rendszernek tehát nem kell „belenyúlnia" a könyvelőprogramba. Elég, ha pontosan azt a fájlt állítja elő, amit a program importálni tud, a beállított főkönyvi számokkal, bizonylati számsorral és partnertörzzsel együtt.
Ezen a ponton bukik el a legtöbb házi megoldás. Egy kiolvasott táblázat még nem könyvelési tétel. A különbség a részletekben van: melyik számsorba kerül, milyen főkönyvi számra javasolja, hogyan kezeli a devizás számlát és az árfolyamot, mi a teljesítés dátuma. Ezek irodánként és programonként mások, ezért az importot mindig az adott könyvelés valós beállításaihoz kell hangolni, és a próbakörben valódi importtal kell igazolni.
Két üzemmód szokott működni. Az egyikben a rendszer ütemezetten kötegelt importfájlt ad, amit a könyvelő maga tölt be. A másikban a könyvelőprogram saját importfelületén keresztül, automatikusan megy be a jóváhagyott tétel. Az első egyszerűbb és biztonságosabb induláshoz, a második akkor éri meg, ha a kivételek aránya már alacsony.
Hogyan automatizálható a kimenő számlázás Billingóval vagy Számlázz.hu-val?
A kimenő számlázás automatizálása más feladat, mint a bejövőé: itt az adat már rendezett, hiszen a saját rendszeredből jön. A két nagy magyar számlázó hivatalos API-t ad hozzá. A Számlázz.hu Számla Agentje XML-üzenetekkel számlát, előlegszámlát, sztornót és nyugtát állít ki, és visszaadja a PDF-et. A Billingónál ehhez az API-t tartalmazó kiegészítő kell.
A tipikus lánc: rendelés a webshopban vagy lezárt munkalap, ebből automatikusan számla, a számla e-mailben az ügyfélnek, a kifizetés a bankszámlakivonattal párosítva. Ehhez nem kell AI. Egy jól beállított integráció vagy egy workflow-eszköz megoldja.
Az AI ott jön be, ahol a bemenet nem rendezett. Például ha a számlázandó tételek egy e-mailben, egy kézzel írt munkalapon vagy egy hangüzenetben érkeznek, vagy ha a kifizetés közleménye nem tartalmazza a számlaszámot, és a párosításhoz értelmezni kell a szöveget. Ilyenkor az AI előkészíti a számla adatait, a kiállítás pedig a számlázó hivatalos API-ján történik.
Ne bízd a számla kiállítását szabad szövegre
A kimenő számla jogi bizonylat. Az AI javasolhat tételt, partnert és összeget, de a kiállítás egyértelmű szabályokon menjen: ismert partner, ismert termék, ismert ár. Ami ettől eltér, az jóváhagyásra várjon.
Mikor nem éri meg automatizálni a számlafeldolgozást?
Nem minden cégnél éri meg egy egyedi számlafeldolgozó. Ha havonta néhány tucat számla jön, főleg ugyanattól a pár belföldi szállítótól, a NAV-adatok beolvasása a könyvelőprogramba és egy rendes iktatási szokás többet ad, mint egy AI-rendszer. Az építés és az üzemeltetés ilyenkor nem térül meg.
Akkor kezd érdekes lenni, ha legalább egy igaz ezek közül:
- sok számla jön, és valaki naponta órákat tölt a rögzítéssel;
- sok a külföldi vagy szkennelt számla, ami a NAV-ból nem jön át;
- a számlát költséghelyre, projektre vagy munkaszámra is fel kell bontani;
- könyvelőirodaként több ügyfél-cég számlái érkeznek, mindegyik más beállítással.
Egy számolt példa, kimondott feltevéssel: ha nálatok havonta 800 számla jön, és egy rögzítése az ellenőrzéssel együtt 4 perc, az havi több mint 53 munkaóra, évente 640 óra. Ha a rendszer ennek a nagy részét kiváltja, és csak a kivételek maradnak emberre, ott már érdemes komolyan számolni. A saját számaitokkal az AI-megtérülés számításáról szóló útmutatónk szerint érdemes újraszámolni.
Így építjük meg mi
Az ügyfeleinknél egy számlafeldolgozó munkatárs úgy indul, hogy először a valódi számláikat kérjük el, nem a sablonokat. Ezen futtatjuk le a próbakört, és két dolgot adunk vissza: a könyvelőprogramba betölthető importfájlt és egy emberi szemmel átnézhető táblázatot, számlánként a kiolvasott mezőkkel, a megbízhatósági jelzéssel és a talált problémákkal. Az élesítésről a könyvelő dönt, a saját importja alapján.
Élesben a rendszer figyeli a postafiókot és a szkennelt mappát, a gyakori szállítókra rögzített szabályokkal dolgozik, a ritkákra AI-kiolvasással, és ami kétséges, azt az eredeti dokumentummal együtt jóváhagyásra teszi. A javításokból szállítónkénti szabály lesz, amit bárki megnézhet. Az ügyféladatok kezelését írásban, adatfeldolgozói szerződésben rögzítjük; hogy ebben mire figyelj, az AI és GDPR cikkünk írja le. Hogy egy könyvelőirodának ezen felül mi adható még ki AI-nak, azt az AI a könyvelőirodában cikk mutatja meg. Egy név nélküli ügyfelünknél, egy könyvelőirodában pontosan ezen dolgozunk, az esettanulmányok között olvashatsz róla. A munkatárs felépítését pedig iparági forgatókönyvként is bemutatjuk.
Gyakori kérdések
Mennyire pontos az AI-s számlakiolvasás?
Digitális PDF-nél, ahol a számlán van szövegréteg, a kiolvasás jellemzően nagyon megbízható. Szkennelt, gyűrött vagy fotózott papírnál gyengébb. A pontosságot nem ígéretből, hanem a saját számláidon mért próbakörből érdemes megítélni, és a rendszernek minden mezőhöz megbízhatósági jelzést kell adnia.
Kell-e AI a NAV Online Számla adatainak letöltéséhez?
Nem. A NAV webes felületén a bejövő számlák listája Excelbe exportálható, több könyvelőprogram pedig közvetlenül is be tudja olvasni a NAV-adatokat. Az AI ott ad hozzá, ahol a NAV-adatot össze kell vetni a PDF-fel, ki kell egészíteni, vagy olyan számlát kell feldolgozni, ami a NAV-ban nincs benne.
Mennyi ideig kell megőrizni a számlákat, ha AI dolgozza fel őket?
A feldolgozás módja nem változtat a megőrzésen. A számviteli törvény szerint a könyvelést alátámasztó bizonylatot legalább 8 évig, olvasható és visszakereshető formában kell megőrizni. Az AI-rendszer akkor jó, ha a könyvelt tételből egy kattintással visszajutsz az eredeti számlaképhez.
Feltölthetem a számláimat egy ingyenes online AI-eszközbe?
Üzleti számlánál nem ajánlott. A számlán személyes adat és üzleti titok is van, ezért tudnod kell, hol tárolják, ki fér hozzá, és felhasználják-e modelltanításra. Ehhez adatfeldolgozói szerződés kell. Részletesen az AI és GDPR cikkünkben írtunk róla.
Források
- Online Számla rendszer, Számlaadat-szolgáltatás REST API interfészleírás v3.0, Nemzeti Adó- és Vámhivatal (2026-10-04 (letöltve))
- Online-Invoice: az Online Számla rendszer nyilvános fejlesztői tárhelye, Nemzeti Adó- és Vámhivatal (2026-10-04 (megtekintve))
- Gyakran ismételt kérdések a számlaadat-szolgáltatással, számlázással kapcsolatban, Nemzeti Adó- és Vámhivatal (2020-08-04)
- Új adatexport az Online Számla rendszerben, MKVKOK (2026-10-04 (megtekintve))
- NAV Online Számlaimport modul (Kulcs-Könyvelés), Kulcs-Soft (2026-10-04 (megtekintve))
- Számla Agent: mi ez és mire képes, Számlázz.hu (2026-10-04 (megtekintve))
- Számlázó API és integráció vállalkozásoknak, Billingo (2026-10-04 (megtekintve))
- 2000. évi C. törvény a számvitelről, 169. §, Nemzeti Jogszabálytár / Wolters Kluwer (2026-10-04 (hatályos szöveg))
Utolsó tartalmi frissítés: 2026. október 4.
Homoki Gábor · 9 perc